VArausehdot
TUTUSTUTHAN VARAUS- JA PERUUTUSEHTOIHIMME
Matkaehdot koskevat kaikkia Polar Lights Tours Oy:n ja sen lisätoiminimellä toimitettuja palveluita. Aktiviteetit, retkien kesto, lisäpalvelut ja muut matkaa koskevat palvelut neuvotellaan erikseen asiakasryhmän kanssa ja hyväksytään kirjallisesti varauksen vahvistuksen yhteydessä.
Varausehdot
Varaus tehdään suullisesti tai kirjallisesti. Varaus on voimassa ilmoitetun henkilömäärän mukaisesti ja laillisesti vahvistuu Polar Lights Tours Oy:n toimitettua kirjallisen varausvahvistuksen (kirje tai sähköposti). Sopimus astuu voimaan asiakkaan toimitettua kirjallisen varausvahvistuksen (kirje tai sähköposti). Varausvahvistuksen päivämäärä mainitaan asiakkaalle lähetettävässä tarjouksessa. Varaus- ja peruutusehdot toimitetaan kirjallisen tarjouksen yhteydessä.
Palvelun/aktiviteetin tms. vahvistamisen jälkeen varaus maksetaan kokonaisuudessaan paikan päällä käteisellä tai yleisimmillä pankki- tai luottokorteilla, ellei toisin sovita. Laskutuksesta sovitaan erillisellä sopimuksella. Mikäli maksua ei suoriteta ajallaan, lisätään kokonaishintaan korkolain pykälän 4 mukainen viivästyskorko. Mikäli asiakas on kyvytön suorittamaan maksun, Polar Lights Tours Oy:llä on oikeus purkaa sopimus. Maksukyvyttömyydestä johtuvan sopimuksen peruutuksen yhteydessä asiakkaalla on velvollisuus kompensoida sopimuksen peruuttamisesta syntyneet kulut.
Peruutukset ja muutokset
Peruutuspäivä on päivä, jolloin Polar Lights Tours Oy on vastaanottanut peruutusilmoituksen. Varaus tulee aina peruuttaa kirjallisesti (kirje tai sähköposti). Palvelumaksu kahdeksankymmentä euroa (80 euroa) veloitetaan vahvistetun varauksen peruutuksen yhteydessä.
Vahvistetun varauksen peruutuksen yhteydessä käytettävät ehdot:
- peruutuksen tapahtuessa 7-0 päivää ennen varauksen alkua, veloitetaan 100% varauksen kokonaishinnasta
- Joulun ja Uuden Vuoden = 16.12. – 05.01. välisenä aikana peruutuskulut ovat 100 % varauksen kokonaishinnasta, mikäli peruutus tapahtuu 14-0 päivää ennen varauksen alkua.
Mikäli varaus peruuntuu asiakkaan tai hänen läheisensä yhtäkkisen sairastumisen, tapaturman tai kuoleman johdosta, asiakas on oikeutettu hyvitykseen, jossa veloitetaan 30 % varauksen kokonaishinnasta. Tässä tapauksessa peruutus on tehtävä välittömästi. Lääkärintodistus tai muu laillinen dokumentti peruutuksen syystä tulee lähettää Polar Lights Tours Oy:lle neljäntoista (14) päivän sisällä varauksen peruutuksen ilmoittamisesta. Peruutus on tehtävä ennen varauksen alkua. Suosittelemme asiakkaita ottamaan soveltuvan matkavakuutuksen poikkeuksellisia ja force majeure-tilanteita varten.
Ryhmät: Ryhmien peruutusehdot sovitaan erikseen ryhmäkohtaisesti riippuen ryhmän koosta sekä varauksen ja palveluiden ajankohdasta., ja ne sovitaan aina varauksen yhteydessä kirjallisesti.
Henkilömäärä
Varauksen lopullinen henkilömäärä tulee vahvistaa viimeistään seitsemän (7) päivää ennen varauksen alkua. Henkilömäärän muutoksen +/-10% voi kuitenkin ilmoittaa viimeistään kaksi (2) päivää ennen varauksen alkua. Varauksen maksun perusteena käytetään viimeisintä ajallaan ilmoitettua henkilömäärää. Mikäli henkilömäärän muutos ilmoitetaan myöhemmin kuin kaksi (2) päivää ennen varauksen alkua, tai ei ilmoiteta lainkaan, Polar Lights Tours Oy:lla on oikeus veloittaa varaus varauksen vahvistuksen yhteydessä ilmoitetun henkilömäärän mukaisesti. Mikäli varaus sisältää tapahtumaan erikseen valmistettuja tai hankittuja uudelleen käyttöön sopimattomia tai pilaantuvia ruokia tai juomia, Polar Lights Tours Oy:lla on oikeus veloittaa tuotteet vahvistetussa varauksessa sovitun mukaisesti. Kaikki erityisvaatimukset koskien valittuja ruokia, erityisruokavalioita, ruoka-aineallergioita, yhteyshenkilön yhteystietoja tai mahdollisia juomatilauksia tulee ilmoittaa viimeistään seitsemän (7) päivää ennen varauksen alkua.
Erityisjärjestelyt
Mikäli, asiakkaan pyyntöön perustuen, Polar Lights Tours Oy hakee erikoislupia, kuten alkoholijuomien anniskelun jatkoaikaa, tai sitoutuu muihin erityissopimuksiin/tilauksiin asiakkaan pyyntöön perustuen, asiakas on velvollinen korvaamaan erityisjärjestelyistä syntyvät kulut.
Asiakkaan velvollisuudet
Asiakas on velvollinen korvaamaan kaikki vahingot, jotka asiakas tai asiakkaan varusteet, henkilökunta, esiintyjät tai muut vastaavat aiheuttavat Polar Lights Toursille tai muulle kolmannelle osapuolelle. Asiakas on velvollinen noudattamaan Polar Lights Tours Oy:n antamia ohjeita koskien tilan käyttöä, varusteita, laitteita tai muita erityisvarusteita. Asiakas on velvollinen noudattamaan annettuja turvallisuus- ja erityisohjeita sekä ohjelmassa sovittua varausta koskevaa aikataulua. Mikäli asiakas laiminlyö velvollisuutensa, Polar Lights Tours Oy on oikeutettu veloittamaan asiakkaalta laiminlyönnistä syntyneet kulut.
Hinnat ja hinnanmuutokset
Varauksessa ilmoitettu hinta sisältää erikseen ryhmää koskevat sovitut palvelut ja verot.
Polar Lights Tours varaa itselleen oikeuden tehdä hinnanmuutoksia, jotka johtuvat ennalta arvaamattomien kustannusten noususta (mukaan lukien mutta ei rajoittuen polttoaineet, verot tai muut vastaavat).
Varauksen sisältyvien palveluiden käyttö
Asiakas, joka jättää ryhmän, saapuu myöhässä, ei käytä varattua palvelua tai käyttää sen vain osin, on velvoitettu ilmoittamaan tästä ryhmänjohtajalle tai Polar Lights Tours Oy:n edustajalle. Asiakas on velvoitettu korvaamaan maksut kokonaisuudessaan, mikäli yllä olevista ei ole ilmoitettu Polar Lights Tours Oy:lle peruutusehdoissa ilmoitetun ajan puitteissa. Mikäli asiakas jättää suorittamatta velvollisuuden ilmoittaa tai saapuu myöhässä sovitusta aloitusajankohdasta, asiakas on velvollinen itse järjestämään kuljetuksen. Näin tapahtuessa asiakasryhmä ei ole oikeutettu alennuksiin käyttämättä jättämistä palveluista.
Laskutusehdot
Mikäli palvelut laskutetaan ja maksua ei suoriteta ajallaan, lisätään kokonaishintaan korkolain pykälän 4 mukainen viivästyskorko.
Epäselvien tilanteiden selvitys
Asiakas on velvollinen huolehtimaan, että palveluiden käyttöön liittyvät luvat ja todistukset, kuten lainmukainen ajokortti, ovat voimassa. Polar Lights Tours Oy ei ole vastuullinen korvaamaan mahdollisia asiakkaalle tapahtuvia luonnon olosuhteisiin, hyönteisiin, eläimiin tai odottamattomiin sään muutoksiin liittyviä vahinkoja. Polar Lights Tours Oy varaa oikeuden muuttaa tai peruuttaa ohjelman mikäli säätila tai muu tekijä saattaa aiheuttaa vaarallisen tilanteen tai muuten uhata turvallisuutta. Polar Lights Tours Oy ei ole vastuussa painettujen materiaalien painovirheistä tai painetun materiaalin julkaisun jälkeisistä muutoksista. Asiakas on velvollinen itse järjestämään kuljetuksen, mikäli se ei kuulu varatun ohjelman hintaan. Asiakas on velvollinen saapumaan sovittuun paikkaan ja aikaan hyvissä ajoin.
Valitukset
Mahdolliset valitukset tulee tehdä heti paikan päällä Polar Lights Tours Oy:lle. Mikäli tämä ei ole mahdollista tai tyydyttävää, ratkaisu tehdään kohteessa paikan päällä, tai mikäli vahingonkorvaus liittyy valitukseen, valitus tulee lähettää kirjallisesti viimeistään kaksi päivää varauksen käyttämisen jälkeen seuraavaan osoitteeseen: Polar Lights Tours Oy, Muoniontie 955, 99130 Sirkka.
Erimielisyydet
Erimielisyydet sovitaan ensisijaisesti neuvottelemalla, mutta tarpeen vaatiessa Polar Lights Tours Oy:n sijaintikunnan käräjäoikeudessa.